Accountantskantoren werken dagelijks met vertrouwelijke informatie. Het veilig delen van deze informatie is van cruciaal belang om fraude, identiteitsdiefstal en reputatieschade te voorkomen. Hoewel veelgebruikte boekhoudprogramma’s, zoals Exact en AFAS, uitstekende oplossingen bieden voor boekhoudkundige taken, zijn ze niet specifiek ontworpen voor veilige bestandsdeling. In dit artikel vergelijken we deze bekende boekhoudprogramma’s met DocLend - hét veilige alternatief voor het beheer van vertrouwelijke informatie.
Robuust voor boekhouding, kwetsbaar bij bestandsdeling
Exact en AFAS zijn twee van de meest populaire softwarepakketten in de accountancysector. Ze bieden uitgebreide oplossingen voor boekhouding, financiële administratie en bedrijfsvoering. Deze softwareoplossingen automatiseren repetitieve taken, zoals facturering en btw-aangifte, waardoor tijd wordt bespaard en fouten worden verminderd.
Hoewel Exact en AFAS robuuste oplossingen zijn voor boekhouding, zijn ze niet specifiek ontworpen voor het veilig delen van bestanden. Ze missen geavanceerde beveiligingslagen voor het delen van gevoelige informatie. Als een werknemer of externe partij per ongeluk toegang krijgt, is het nagenoeg onmogelijk om deze weer in te trekken. Bovendien is er na het delen geen zicht meer op wie toegang heeft. Dit gebrek aan controle en inzicht vergroot het risico op datalekken.
Optimale veiligheid voor accountantskantoren
DocLend biedt een veilige oplossing voor bestandsdeling voor accountantskantoren. De volgende punten benadrukken waarom DocLend een waardevolle aanvulling op Exact en AFAS is:
- Veilige bestandsdeling. DocLend is ontworpen met veiligheid als hoogste prioriteit. Het platform biedt end-to-end encryptie, zodat bestanden alleen door geautoriseerde ontvangers kunnen worden geopend;
- Geavanceerd toegangsbeheer. Met DocLend bepaalt u wie toegang heeft tot welke bestanden. Dit is vooral belangrijk bij het werken met meerdere klanten of bij het delen van documenten met externe partijen. Toegangsrechten kunnen op elk moment worden aangepast of ingetrokken;
- Compliance en audit-trails. DocLend biedt uitgebreide audit-trails en ondersteunt volledige compliance met AVG/GDPR-regelgeving. U ziet precies in wie toegang heeft gehad tot bepaalde documenten, wat belangrijk is voor het waarborgen van transparantie en het voldoen aan wettelijke eisen;
- Bestanden terugtrekken. U kunt op elk moment documenten terugtrekken, waarbij alle kopieën onmiddellijk opnieuw worden versleuteld. Zo zwerven er geen ongeautoriseerde versies meer rond.
Hoe werkt DocLend naast Exact en AFAS?
Het gebruik van DocLend naast Exact en AFAS is eenvoudig en vereist geen complexe integratie. Zo werkt het in de praktijk:
- Bestanden veilig uploaden naar DocLend. Upload de bestanden vanuit Exact en/of AFAS eenvoudig naar de DocLend-omgeving;
- Toegangsrechten instellen. Binnen DocLend kunt u de juiste toegangsrechten toewijzen aan interne medewerkers of externe partners, zodat alleen de juiste mensen de documenten kunnen openen;
- Bestanden delen. Zodra de bestanden zijn geüpload en de toegangsrechten zijn ingesteld, deelt u veilig informatie met klanten, collega’s of andere belanghebbenden. Eventuele wijzigingen in de toegangsrechten kunnen op elk moment snel worden doorgevoerd;
- Audit en compliance. DocLend biedt real-time monitoring van alle activiteiten rondom de gedeelde bestanden. Dit betekent dat u precies ziet wie welke documenten heeft bekeken of bewerkt. Dit draagt bij aan een hogere mate van transparantie en compliance.
Bescherm vertrouwelijke bestanden met DocLend
Exact en AFAS zijn krachtige tools voor boekhouding en administratie. Toch ontbreken de specifieke beveiligingsfuncties voor het veilig delen van vertrouwelijke documenten. Door DocLend naast deze systemen te gebruiken, verbetert u de beveiliging van uw bestandsdelingsprocessen. DocLend biedt de benodigde geavanceerde beveiligings- en toegangscontrolefuncties om gevoelige klantinformatie te beschermen.
Met DocLend geeft u cliënten de zekerheid dat hun gegevens veilig worden behandeld, zonder afbreuk te doen aan de efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van uw huidige systemen. Meer weten?
Tags:
september 13, 2024
